Personeelsfeest · Stappenplan
Stappenplan personeelsfeest: zo organiseer je een feest waar iedereen over praat
Zeven stappen van budget tot beveiliging, plus ideeën voor muziek, een muziekquiz en alles daartussenin.
“Kun jij het personeelsfeest even regelen?” Het klonk zo onschuldig. Nu zit jij met een lijstje vragen: welke zaal, hoeveel budget, wat eten we, en vooral: wie zorgt dat de dansvloer niet leeg blijft?
Goed nieuws: je hoeft niets uit te vinden. Een personeelsfeest dat blijft hangen, begint met een plan. Dit stappenplan loopt met je mee, van het eerste gesprek over het budget tot de laatste plaat. En je staat er niet alleen voor: voor de muziek, het draaiboek en alles wat een feest écht leuk maakt, praat je altijd met een event manager van de Gooise DJ.
De zeven stappen in één oogopslag
Stap 1: Team en budget
Begin niet met de DJ. Begin met de rekensom. Zeg het hardop: hoeveel mag dit feest kosten? Haal er een paar collega’s bij, want vier paar ogen zien meer dan twee, en een feest dat door één persoon wordt bedacht, voelt al snel als háár feest.
Reken niet alleen op de muziek. Naast de DJ, een eventuele saxofonist of band zijn er altijd extra’s: de zaal, eten, drinken en aankleding. Als vuistregel kost een leuk personeelsfeest met een goede muzikale invulling en lekker eten en drinken ongeveer €100 per persoon, DJ-show inbegrepen.
Stap 2: De locatie
Een mooie zaal is pas een goede zaal als het past bij het aantal gasten dat je verwacht. Te groot en de dansvloer verdwijnt; te klein en de bar wordt een wachtrij. Controleer ook of er plek is voor de geluidsinstallatie en, als je dat wilt, een podium.
Een praktisch detail dat vaak vergeten wordt: wanneer mogen we opbouwen? Vaak is er even tijd nodig om een gewone ruimte om te toveren tot een echte feestzaal. Vraag dat vroeg aan de locatie.
Stap 3: De muzikale invulling
Dit is het leukste stuk, en het meest bepalend. Welke sfeer wil je? Denk aan je collega’s: de stagiair, de directie, de afdeling Sales en de collega die er al twintig jaar zit. Allemaal tegelijk op één dansvloer.
- Een DJ is de veilige én verrassende keuze als je een breed scala aan muziek wilt horen. Een goede DJ voelt de zaal aan en bouwt de avond op.
- Een saxofonist erbij zorgt voor een unieke en sfeervolle toevoeging. Hij speelt live mee met de DJ en geeft bekende nummers een eigen draai. Lees welke nummers de sax laten schitteren.
- Een band kan een goede keuze zijn als je een heel specifieke muziekstijl wilt horen.
Weet je het nog niet? Dat hoeft ook niet. In het voorgesprek bespreek je samen wat bij je team past.
Stap 4: Boek de DJ en praat met de event manager
Boek op tijd, zodat je zeker weet dat de DJ, de saxofonist of de band nog beschikbaar is op jouw datum. Daarna neemt onze event manager contact op en helpt bij alle aspecten van de organisatie. Bespreek de muziekwensen in detail, en spreek af hoe lang de artiesten spelen en hoeveel sets ze doen.
De belangrijkste tip uit dit hele artikel: maak een draaiboek.
Een draaiboek is dat ene document waarin alles staat: wie doet wat, wanneer en waar. Je vergeet altijd dingen, want het zijn er altijd meer dan je denkt. Wij hebben er standaard een voor je klaar liggen en vullen het samen met je in. Tijdens het feest weet daardoor het hele organisatieteam precies wat er moet gebeuren, en dan loopt de avond vanzelf.
Stap 5: Geluid en licht
Muziek is pas muziek als je hem goed hoort. Wij regelen de geluidsinstallatie, voor kleine én grote feesten. Als je dat wilt, zorgen we ook voor een technicus, zodat alles soepel verloopt. Overleg met de locatie wanneer er opgebouwd kan worden.
Stap 6: De rest, van fotobooth tot catering
Naast de muziek mag er meer niet ontbreken: een fotobooth, versiering, aankleding (bijvoorbeeld voor je Disco Party), catering en drankjes. Regel het op tijd en bespreek speciale wensen met de locatie en je leveranciers.
Stap 7: Promotie en beveiliging
Een feest zonder gasten is gewoon een verlichte zaal. Laat het dus weten: via social media, de nieuwsbrief of een flyer. Houd de informatie kort en duidelijk, en gebruik een beeld dat zin geeft in de avond.
Zorg ook altijd voor beveiliging. Voorkomen is beter dan genezen, zeggen we maar.
Meer dan muziek: maak er een programma van
Een DJ die goed draait is het begin. Wat een personeelsfeest écht onthouden wordt, zijn de momenten. Dus praat met de event manager over meer dan de playlist. Een paar ideeën:
- Een muziekquiz. Je team in groepjes, een stapel muziekfragmenten en een DJ die ze door elkaar mixt. Wij verzorgden de muziekronde van de Blaricumse Pubquiz: mashups waarbij het publiek moest raden welke nummers en zangers erin voorbijkwamen. Daarna gingen de tafels aan de kant en werd er gedanst.
- Een speech, uitreiking of jubileum. Een microfoon is er, en we spreken alles vooraf af, zodat het feest niet steeds stilvalt.
- Een thema. Disco Party, Foute Party of een eigen thema. Een thema vraagt wat voorbereiding, dus begin op tijd.
- Live saxofoon, een verlichte dansvloer of een fotobooth. Drie extraatjes die van een goed feest een bijzonder feest maken.
Heb je een idee dat hier niet bij staat? Bespreek het met de event manager. Samen kijken we wat past, wat haalbaar is en wat binnen je budget blijft.
Wat kost een personeelsfeest?
Dat is moeilijk te zeggen, want ieder feest is anders en het hangt af van veel factoren en extra’s. Uit ervaring weten wij: reken voor een leuk personeelsfeest met een goede muzikale invulling en lekker eten en drinken op ongeveer €100 per persoon. Het boeken van een DJ met een volledige DJ-show is daarbij inbegrepen.
Wil je weten wat de DJ zelf kost? Lees wat bepaalt de prijs van een DJ, of kijk bij DJ voor je personeelsfeest.
Met deze stappen organiseer je een geweldig personeelsfeest met precies de muziek en de sfeer die je wilt. Wij hebben veel ervaring met feesten van allerlei soort, en helpen je graag. Heb je een vraag of kun je hulp gebruiken? Neem gerust contact op.
Veelgestelde vragen
Hoe organiseer ik een personeelsfeest?
Werk in stappen: stel een team samen en bepaal het budget, kies de locatie, bepaal de muzikale invulling, boek de DJ en artiesten, regel geluid en licht, denk aan fotobooth en catering, en zorg voor promotie en beveiliging. Maak daarbij altijd een draaiboek.
Wat kost een personeelsfeest per persoon?
Reken voor een leuk personeelsfeest met een goede muzikale invulling en lekker eten en drinken op ongeveer €100 per persoon. Het boeken van een DJ met een volledige DJ-show is daarbij inbegrepen.
Kan de event manager van de Gooise DJ meer dan muziek regelen?
Ja. Je kunt met de event manager praten over de hele invulling van je feest, bijvoorbeeld een muziekquiz, een speech of uitreiking, een thema, een fotobooth of een saxofonist. Samen kijken we wat past en wat binnen je budget blijft.
Waarom is een draaiboek belangrijk voor een personeelsfeest?
Een draaiboek legt vast wie wat doet, wanneer en waar. Er komen altijd meer details kijken dan je denkt, en tijdens het feest weet het hele organisatieteam dankzij het draaiboek precies wat er moet gebeuren.
Boek de Gooise DJ
Vertel kort over je feest. Je ontvangt een vrijblijvende offerte, met een DJ die bij je past.